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Rosalba Montoya, gerente de Manpower, empresa especializada en selección de personal, reconoce que una organización requiere ahora una persona que tenga muy claro cuál es la visión del negocio en donde trabaja, las estrategias y hacia dónde va la compañía. "Debe ser un verdadero soporte y apoyo de la gerencia", dice.Un primer perfil es el de asistencia en el análisis y producción de información administrativo.

Es asistente de información para toma de decisiones. Es la mano derecha de la gerencia de las empresas para analizar y producir información.El asistente en la coordinación de actividades gerenciales, debe prestar asistencia en la organización de eventos que se requieran tanto internas como interempresariales, desde convocatorias, identificación de empresas, información y caracterización de empresas, organización de las reuniones y manejo de agenda y todo lo que tiene ver con logística de eventos.

También debe concertar las actividades del talento humano, personas y reuniones necesarias para llevar a cabo actividades internas con la gerencia y con otras empresas Siempre se ha dicho que una buena secretaria es la mano derecha del jefe, es una asistente del gerente, es polifacética o simplemente 'todera'.Por eso, para muchos, la esencia del oficio no cambia aunque tenga ahora nuevas responsabilidades, perfiles y técnicamente aparezca con otros nombre. En efecto, la llegada al mundo empresarial de la Asistente Administrativa está 'jubilando' el concepto y la idea que tradicionalmente se ha tenido de una 'secretaria'.

Las empresas se resignan a la oferta e infortunadamente los salarios, como en su mayoría son labores desarrolladas por mujeres, no son los que corresponden.Mariela Herrera Martínez, líder de Cades, presidenta de la Mesa Sectorial del Sena, donde se define el perfil y las competencias de la asistente administrativa, insiste en que más que un cambio de nombre, lo importante es fijarse en un nivel de competencias y que las personas que ejercen el oficio sean competitivas en todo sentido. "La verdadera secretaria ha sido asistente toda la vida. Lo único que se le va a cambiar es el nombre", dice. Ahora tienen que preparase en todos los temas prácticos de la vida, ser magníficas profesionales del lenguaje, buenas digitadoras, relatoras, excelentes relacionistas públicas y manejar muy bien las relaciones interpersonales entre los jefes y el personal.También deben tener conocimientos amplios sobre las diferentes materias para colaborar en los informes que se deben presentar en una gerencia o en una presidencia. Los cuatro perfiles básicosJuan Bayona, director del Sistema Nacional para el Trabajo del Sena, explicó que con los empresarios en la Mesa Sectorial de Asistencia Administrativa, definieron cuatro tipos de perfiles.Un primer perfil es el de asistencia en el análisis y producción de información administrativo. Es asistente de información para toma de decisiones. Es la mano derecha de la gerencia de las empresas para analizar y producir información.

El segundo perfil es el de asistencia en la administración de recursos físicos. El tercero es asistencia protocolaria y el cuarto es asistencia en la coordinación de actividades gerenciales.Cada uno de estos perfiles tiene detrás un referente que son las normas de competencia laboral básicas como interpretar la información, tener habilidades de interpretación y comunicación escrita y oral, informar correctamente, trabajo en equipo y resolución de conflictos.En el cuarto trimestre del 2005, el Sena tendrá en la oferta institucional el programa de asistencia en el Análisis de producción de información administrativa.

Para los otros tres perfiles habrá oferta de capacitación y oferta institucional en el 2006. Qué deben hacerEl asistente de información debe analizar información de acuerdo con las necesidades de la empresa. Debe ser capaz de organizar la documentación teniendo en cuenta normas legales y de la empresa y ser capaz de producir documentos que se originen en sus funciones como cartas, informes, documentos, presentaciones en power Point y excel, corel, entre otras.El asistente en administración de recursos físicos tiene que desempeñarse en distribuir materiales, equipos y elementos de acuerdo con las políticas de la empresa, dar apoyo logístico al gerente, inventariar materiales, equipos y elementos de acuerdo con las políticas de la empresa y producir documentos.

El asistente en la coordinación de actividades gerenciales, debe prestar asistencia en la organización de eventos que se requieran tanto internas como interempresariales, desde convocatorias, identificación de empresas, información y caracterización de empresas, organización de las reuniones y manejo de agenda y todo lo que tiene ver con logística de eventos. También debe concertar las actividades del talento humano, personas y reuniones necesarias para llevar a cabo actividades internas con la gerencia y con otras empresas.El asistente protocolario debe formular propuestas para el mejoramiento del ambiente y gestión de la oficina, debe ser capaz de intervenir en el desarrollo de programas de mejoramiento de la organización y ser propositivo.